稀に不可抗力的な事態が起きるのは仕方ないよ
だけどその頻度が高いならそれがその当人の勤怠管理の実力なんだからそれも踏まえて予定を出すように改めるべき

あくまで自分に可能な範囲でまともな勤怠をすれば良いだけの話で
ここは当日の出勤追加がokなんだからその方式を採れば良い

勤怠がいい加減だけど予約が欲しいという身勝手が許されないのは当然の事